L’arrivée d'un nouveau salarié représente une étape cruciale dans le développement d'une entreprise, et le droit du travail encadre rigoureusement les formalités d'embauche, imposant aux employeurs une série d'obligations à respecter.
LégiPilot vous guide à travers les différentes étapes afin de simplifier ce processus.
Sommaire
Étape 1 : Rédiger l’offre d’emploi
Cette phase initiale permet de définir précisément les besoins de l'entreprise et d'assurer que le recrutement se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Il est essentiel de réaliser une analyse des besoins de la société, d'identifier le poste à pourvoir, les missions à réaliser, et les compétences requises. Une fois ces éléments déterminés, l'offre d'emploi pourra être rédigée.
Certaines règles obligatoires sont à respecter dans la rédaction de l’offre, qui doit :Être rédigée en français
Indiquer le nom de l’entreprise
Indiquer la date de publication de l’annonce
Ne pas contenir de mentions discriminatoires
Le reste de la rédaction de l’offre est libre et contient généralement :L’intitulé et la description du poste à pourvoir
Le lieu de travail
Le niveau de diplôme et l’expérience professionnelle requise
Le type de contrat de travail proposé et sa durée
Éventuellement, la fourchette salariale proposée pour le poste
L’offre d'emploi peut ensuite être diffusée, et vous n’avez plus qu'à sélectionner le candidat idéal.
Étape 2 : Rédiger le contrat de travail
La rédaction d’un contrat de travail écrit n’est pas obligatoire dans le cadre d’un CDI, mais cela reste tout de même fortement conseillé pour sécuriser la relation de travail.
Il faut ainsi distinguer le contenu de base des clauses spécifiques.
Un CDI contiendra un contenu initial pour prévoir :L’identité des parties
La date de début
L’emploi occupé
La durée du travail
La rémunération
Les congés payés
Le régime conventionnel applicable
La gestion des données personnelles
La rédaction du contrat de travail pourra être l'occasion de prévoir des clauses spécifiques :Période d’essai
Rémunération variable
Clause de mobilité géographique
Clause d’exclusivité
Clause de loyauté
Clause de confidentialité
Clause de non concurrence
Clause de propriété intellectuelle
Pour avoir la garantie d’un contrat de travail conforme et facile à rédiger, LégiPilot vous propose son générateur de contrats en ligne
Étape 3 : Réaliser les formalités administratives obligatoires
Le candidat que vous avez choisi vient de signer son contrat de travail et va rejoindre votre entreprise, mais son embauche n’est pas terminée, et plusieurs formalités administratives doivent être accomplies.
>> La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
Avant toute embauche, l'employeur doit obligatoirement effectuer la DPAE auprès de l'URSSAF.
💡Rappel : Cette démarche peut être réalisée en ligne sur le site "net-entreprises.fr" et doit être faite dans les 8 jours qui précèdent le début du contrat de travail.
La DPAE permet d'effectuer l'immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, d'organiser la visite médicale d'embauche, et de s'inscrire en tant qu'employeur auprès des différents organismes sociaux.
Pour compléter la DPAE, vous aurez besoin des informations suivantes :Dénomination sociale de l’entreprise
Nom de l’employeur
Numéro de SIREN
Code NAF/APE
Le nom du service de santé au travail dont dépend l’entreprise
L’identité du salarié
Son numéro de Sécurité sociale
La date et l’heure de l’embauche
Le type de contrat de travail
>> L’inscription au Registre Unique du Personnel (RUP)
Chaque employeur doit tenir à jour un RUP où sont inscrits l’ensemble des salariés de l'entreprise dans l’ordre des embauches.
💡Rappel : Ce registre est obligatoire et concerne tous les salariés, qu’ils soient en CDI ou en CDD mais aussi les apprentis, les contrats de professionnalisation, et les stagiaires.
Le formalisme du RUP est libre et peut être sous forme physique (livret) ou dématérialisée (fichier Excel), et il doit être mis à la disposition de l’inspection du travail et des membres du CSE.
En revanche, le contenu est obligatoire et doit mentionner :Nom et prénom, date de naissance, nationalité, et sexe du salarié
Emploi occupé, qualification, date d'entrée et de sortie de l'entreprise
Type de contrat (CDI/CDD/Apprentissage…) et durée (temps plein/temps partiel)
Type et numéro de l’autorisation de travail pour les travailleurs étrangers
Nom et prénom du tuteur et lieu de présence pour les stagiaires
>> L’affiliation à une caisse de retraite complémentaire
L'employeur a l’obligation d’affilier les nouveaux salariés à une caisse de retraite complémentaire.
💡Rappel : Les salariés du régime général sont affiliés auprès de l’Agirc-Arrco.
L’affiliation se fait automatiquement au moment de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) durant laquelle les salariés nouvellement embauchés sont signalés aux caisses de retraites complémentaires.
>> Les visites médicales obligatoires
Le suivi de l’état de santé des salariés qui viennent d’être embauchés est une obligation de l’employeur qui doit organiser une visite médicale.
💡Rappel : Selon les risques du poste, il faudra distinguer la Visite d'Information et de Prévention (VIP) du Suivi Individuel Renforcé (SIR).
La VIP doit être organisée auprès du service de santé au travail de l’entreprise et doit avoir lieu dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'embauche.
Le salarié sera interrogé sur son état de santé et informé sur les risques éventuels liés à son poste de travail.
Le SIR concerne les salariés occupant un poste à risques en étant notamment exposés à des risques de chutes en hauteur, au plomb, à l’amiante, ou à des agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques, etc…
Il remplace la VIP et donne lieu à un avis d’aptitude par le médecin du travail.
>> Les informations obligatoires à communiquer
Le salarié doit obtenir une copie de la DPAE, de son contrat de travail, et être informé de la convention collective applicable au sein de l'entreprise.
Vous devez également vous assurer que l’affichage obligatoire est complet, à jour, et bien visible dans les locaux de l'entreprise.
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FAQ
1. Quels documents dois-je fournir au salarié lors de l’embauche ?
Lors de l'embauche, l'employeur doit remettre au salarié plusieurs documents, dont le contrat de travail, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), la notice d'information sur les conventions et accords collectifs applicables, ainsi que les documents relatifs à la mutuelle d’entreprise et à la prévoyance. Il est également recommandé de fournir un livret d'accueil et toute documentation nécessaire pour l'intégration du salarié.
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