Registre Unique du Personnel : Le Guide Complet + Modèle gratuit
- Leclaire
- 8 déc.
- 3 min de lecture
Tenir un registre unique du personnel est une obligation fondamentale pour toute entreprise qui embauche des salariés. Ce document constitue l’un des premiers outils de conformité sociale et un moyen essentiel de lutter contre le travail dissimulé.
LégiPilot vous accompagne dans la maîtrise de cette obligation légale indispensable et vous propose un guide clair pour comprendre, tenir et sécuriser votre registre unique du personnel. Définition, mentions obligatoires, modalités pratiques : vous allez tout savoir.
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Sommaire
1 - Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? |
2 - Quand faut-il tenir un registre unique du personnel ? |
3 - Quelles mentions doivent figurer dans le RUP ? |
4 - Sous quel format tenir le registre unique du personnel ? |
1 - Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire dans lequel l’employeur doit inscrire toutes les personnes travaillant dans l’entreprise, quel que soit leur statut : CDI, CDD, apprentis, intérimaires, stagiaires ou encore travailleurs étrangers. Cette obligation concerne tous les établissements, dès l’embauche du premier salarié, sans condition de taille ou de secteur.
Selon le Code du travail, ce registre a pour objectif de permettre aux autorités de vérifier l'identité, la situation contractuelle et la régularité d'emploi de chaque personne travaillant dans l'entreprise. Il constitue également une preuve essentielle de conformité en cas de contrôle de l’Inspection du travail ou de l’Urssaf.
Le RUP doit être tenu de manière chronologique et indélébile, et mis à jour systématiquement à chaque entrée et sortie d’un salarié.
2 - Quand faut-il tenir un registre unique du personnel ?
L’employeur doit commencer à tenir le registre dès qu’il procède à sa première embauche.
Le registre doit ensuite être actualisé en continu, à chaque événement modifiant la situation d’un salarié :
embauche ;
changement de qualification ou d'emploi ;
modification du type de contrat ;
départ de l’entreprise.
Certaines situations particulières doivent également être intégrées :
Les intérimaires, qui doivent apparaître dans le registre de l’entreprise utilisatrice ;
Les stagiaires, obligatoirement listés dans une section spécifique ;
Les travailleurs étrangers, avec la mention du type et numéro d’autorisation de travail ;
Les salariés mis à disposition, selon les cas.
💡 Rappel : L’absence d’inscription, un oubli ou un retard de mise à jour sont considérés comme un manquement juridique, même si le reste des obligations sociales est respecté.
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3 - Quelles mentions doivent figurer dans le RUP ?
Le registre unique du personnel doit contenir des mentions précises et encadrées par le Code du travail. Ces informations doivent permettre d’identifier le salarié et de comprendre exactement les conditions dans lesquelles il est employé.
Mentions indispensables pour chaque salarié :
Nom et prénoms ;
Nationalité ;
Date de naissance ;
Sexe ;
Emploi occupé et qualification ;
Date d’entrée dans l’établissement ;
Date de sortie de l’établissement.
Ces mentions doivent être inscrites dans l’ordre chronologique d’embauche.
Mentions spécifiques selon la catégorie :
Contrats à durée déterminée : nature du contrat et motif du recours.
Travailleurs étrangers : numéro et validité du titre de travail.
Stagiaires : nom du tuteur, dates de stage, établissement scolaire.
Intérimaires : mention de l’entreprise de travail temporaire.
Apprentis / alternants : type de contrat, organisme de formation.
💡 Rappel : Le registre doit permettre de vérifier la régularité de la situation de chaque personne. Toute information manquante peut être assimilée à un début de travail dissimulé.
4 - Sous quel format tenir le registre unique du personnel ?
Le registre peut être tenu sous format papier ou format numérique, à condition de respecter certaines règles de sécurité et de lisibilité.
Format papier :
Indélébile (pas de crayon ou d’effacement possible) ;
Pages numérotées ;
Conservation dans l’établissement.
Format numérique :
Système sécurisé empêchant la modification non tracée ;
Sauvegarde fiable ;
Disponibilité immédiate en cas de contrôle.
Les autorités disposant d’un droit de consultation sont notamment : l’Inspection du travail, l’Urssaf, ou encore les auditeurs sociaux lors de contrôles.
