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Comment notifier un avertissement à un salarié ?

Un employeur à son bureau qui rédige un courrier d'avertissement à un salarié avec comme titre "Comment notifier un avertissement à un salarié" et le logo de LégiPilot

Gérer les comportements fautifs des salariés au sein de l'entreprise nécessite parfois des sanctions disciplinaires. L'avertissement occupe une place importante et constitue souvent le premier niveau de réaction en cas de comportement inadapté.


LégiPilot vous accompagne dans cette démarche et vous propose un guide détaillé pour notifier un avertissement à un salarié tout en respectant le droit du travail. Définition, procédure et contenu, vous allez tout savoir sur le sujet !



Qu’est-ce qu’un avertissement ?


L’avertissement est une sanction disciplinaire formulée à l’écrit permettant de demander au salarié de ne plus reproduire un comportement contraire à ses obligations contractuelles ou aux règles internes de l’entreprise.


Notifier un avertissement implique une faute professionnelle qui constitue le fondement de l'exercice du pouvoir disciplinaire de l'employeur. Elle se caractérise par tout acte ou omission commis par le salarié qui ne respecte pas les obligations résultant de son contrat de travail ou les normes de conduite au sein de l'entreprise.



Quand recourir à un avertissement ?


Selon la gravité de la faute, l’employeur pourra choisir la sanction disciplinaire la plus adaptée parmi celles prévues par le règlement intérieur de l’entreprise. Dans le cadre d’un avertissement, il s’agira de fautes légères et de négligences ou d’erreurs isolées.


💡​Rappel : Toutes les sanctions disciplinaires autres que le licenciement ne sont autorisées que si elles sont listées dans le règlement intérieur de l’entreprise. À défaut de règlement intérieur, il ne sera pas possible de notifier un avertissement à un salarié.

Exemple de situations qui peuvent justifier un avertissement :
  • Retards

  • Négligence dans l'exécution des tâches sans graves conséquences

  • Manquement léger au règlement intérieur

  • Absences injustifiées d'une courte durée

  • Comportements inappropriés isolés

  • Non-respect léger des règles d'hygiène et de sécurité


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Quelle procédure suivre pour notifier un avertissement ?


Une sanction disciplinaire implique de suivre une succession d'étapes pour que la sanction soit valide et opposable au salarié fautif. Dans le cadre d’un avertissement qui est une sanction mineure, c’est la procédure simplifiée qui s’applique.


C’est pourquoi il n’est pas nécessaire de convoquer le salarié à un entretien préalable à sanction disciplinaire dans le cadre d’un avertissement.

Si l’entreprise dispose bien d’un règlement intérieur, l'employeur peut choisir d’envoyer l’avertissement par courrier recommandé avec accusé de réception ou en remise en main propre contre décharge. Il est également possible de l’envoyer par e-mail mais nous vous recommandons d’ajouter une confirmation de lecture.


💡​Rappel : Dès qu’il a connaissance des faits fautifs, l’employeur dispose de 2 mois pour engager une sanction disciplinaire. Passé ce délai, il n’est plus possible de reprocher les événements au salarié.

Bien sûr, il est tout de même possible de réaliser un entretien préalable même dans le cadre d’un avertissement si l’employeur souhaite avoir une discussion formelle avec le salarié fautif.



Que doit contenir un courrier d’avertissement ?


Lors de la notification d'un avertissement à un salarié, l’écrit constitue l'élément central de la communication. Pour garantir sa validité, il doit contenir des informations précises et être rédigé avec soin notamment à propos de la description des faits reprochés.


Le courrier doit détailler les comportements fautifs du salarié, en mentionnant les dates, lieux et toute autre information pertinente qui rendent vérifiables les événements. La description doit être objective et factuelle pour éviter toute ambiguïté.


Une fois les faits rappelés, il convient de mentionner les règles, procédures ou obligations contractuelles que le salarié n’a pas respecté. Cela peut inclure des références spécifiques au contrat de travail, au règlement intérieur de l'entreprise, ou à toute autre note de service.


Enfin, l'avertissement se conclut sur le rappel au salarié des potentielles conséquences en cas de répétition des fautes qui implique la possibilité de sanctions plus sévères.



Quelle différence avec un rappel à l'ordre ?


Un rappel à l'ordre se distingue d'un avertissement en ce qu'il ne constitue pas une sanction disciplinaire.


Il s’agit plutôt d’une demande orale ou écrite de l’employeur invitant le salarié à modifier son comportement qui serait inadapté pour le bon fonctionnement de l’entreprise et à lui rappeler les règles internes.


La rédaction d’un rappel à l'ordre doit faire l’objet de prudence pour ne pas induire une volonté de sanctionner de la part de l’employeur. Sinon, le rappel à l’ordre rédigé de manière trop directe et reprochant des faits à un salarié, pourrait être requalifié en sanction disciplinaire.


💡​Rappel : L'employeur n’a pas le droit de sanctionner deux fois les mêmes faits.

Une fois une sanction disciplinaire notifiée pour une faute donnée, l'employeur ne peut plus utiliser cette même faute comme motif pour une sanction plus sévère, à moins que de nouveaux faits ne surviennent.


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